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Le registre de mandats immobiliers

Publié le lundi 13 décembre 2021

Le registre des mandats immobiliers est un document destiné à certains métiers de l'immobilier qui doivent le détenir obligatoirement selon la loi n°70-9 du 2 janvier 1970.

Le registre des mandats est spécialement conçu pour encadrer les transactions immobilières afin d'enregistrer et de suivre les différentes opérations en cours.

Lorsqu’il reçoit des mandats de gestion rédigés, l’agent immobilier, ou son négociateur immobilier, doit l’inscrire par ordre chronologique sur le registre de mandats immobiliers cotés sans discontinuité et relié. Le numéro du mandat immobilier est évidemment identique à celui du registre.

Les mandats signés (mandats de gestion et mandats de transaction) par l’agent immobilier sont ainsi conservés et répertoriés. Le registre est conservé pendant au moins 10 ans et toutes les transactions sont ainsi archivées.

Toutes les agences immobilières doivent posséder un registre tenu par les professionnels de l'immobilier.

Attention. Lors d’une visite chez un propriétaire (mandant), en l’absence d’un numéro de registre, le commercial agent immobilier qui n’a aucun moyen d’obtenir ce dernier (l’agence est fermée par exemple) propose à son client de le lui communiquer ultérieurement. Dans le meilleur des cas, le commercial communique le lendemain à son mandant le numéro du mandat, mais celui-ci est parfois non ou mal reporté sur l’exemplaire du client. Si par bonheur il a bien procédé à l’enregistrement, il arrive qu’il le soit avec une écriture et une couleur de stylos différente, et en l’espèce le mandat est nul.

L’inscription sur les deux exemplaires du mandat doit être réalisée à sa date de signature et ne peut être rajoutée après coup (art. 6 de la loi et art. 72 du décret). Le défaut de numéro d’inscription sur le mandat est une cause de nullité absolue. C’est pourquoi au Bonbon agent nous travaillons avec un registre électronique type Protexa afin de pouvoir prendre un numéro de mandat à tout moment ! Notre solution IPAD (Digitaldocimmo) implémente automatiquement à la signature, un numéro sur le mandat électronique.

La tenue du registre des mandats immobilier

Il existe deux méthodes de tenue d’un registre des mandats immobiliers :

  • En inscription,
  • En signature à distance,

La tenue en inscription se base sur les articles 65 et 72 du décret du 20 juillet 1972. Il stipule que toutes les activités effectuées par les administrateurs de biens et les agents immobiliers doivent être répertoriées dans un registre.

Ces activités doivent être rédigées par ordre chronologique. Tous les mandats doivent y apparaître, qu’ils soient finalisés, ou non.

La rédaction doit être irréprochable, sans rature ni faute d'orthographe et il est interdit de modifier des informations sur le registre.

Il est obligatoire de mentionner la délégation du mandat sur le registre.

Attention : il n’y a pas d’obligation à fournir un registre écrit lorsque l’administrateur de biens est une personne morale. En effet, il suffira de désigner le syndicat par l’AG des différents copropriétaires pour faire office de mandat.

Concernant la signature à distance, cette alternative de signature à distance est légale tant que les deux parties sont mentionnées et que la chronologie est respectée.

Attention tout de même à ce que la signature présente sur le mandat ne soit pas trop en décalage avec la date de gestion effective du bien immobilier.

Concernant un registre des mandats immobiliers falsifié

La présentation d’un registre des mandats immobiliers falsifié, ou d’un registre qui ne respecte pas les règles de tenue de mandat des registres, est sanctionné par la loi.

Ce délit est inscrit dans la catégorie des crimes concernant le faux en écriture privée ou de commerce.

L’auteur du délit est passible d’un emprisonnement de 3 ans, et d’une obligation de verser une amende de 45 000 €. Aussi, il peut être inculpé pour non-observation des formalités de la tenue des registres qui lui vaudra une amende supplémentaire de 30 000 €.

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registre des mandats immobiliers - un agent immobilier remplissant des documents à son bureau devant une maison miniature